Notiser är praktiska när de hjälper dig att reagera på något viktigt, men de blir lätt ett ständigt avbrott när varje app får samma rätt att kräva uppmärksamhet. Ett bättre digitalt arbetsflöde handlar därför inte om att stänga av allt. Det handlar om att bestämma vilka signaler som ska få nå dig direkt, vilka som kan vänta och när du själv vill gå igenom resten.

Börja med att skilja på akut och bara nytt

Det första steget är att dela upp notiser efter konsekvens. Samtal från familj, kalenderpåminnelser inför ett möte eller ett larm från ett viktigt system kan behöva nå fram direkt. Nyheter, kampanjer, sociala reaktioner och många appuppdateringar kan däremot nästan alltid vänta tills du själv öppnar appen.

Gå därför igenom de appar som oftast avbryter dig och ställ en enkel fråga: behöver jag agera inom några minuter om den här appen skickar något? Om svaret är nej kan du stänga av banners och ljud, eller stänga av appens notiser helt. Du behöver inte radera appen för att ta tillbaka kontrollen över uppmärksamheten.

Använd fokuslägen i stället för att ändra inställningar hela tiden

De stora operativsystemen har inbyggda verktyg för att skapa perioder med färre avbrott. På Windows aktiverar en fokussession automatiskt Stör ej och kan samtidigt dölja aktivitetsfältets badges och blinkningar. Microsoft låter dig också välja prioriterade appar och kontakter som fortfarande får avisera när Stör ej är aktivt. Källa: Microsoft Support om Focus.

På iPhone kan Fokus användas för att tillåta eller tysta notiser från valda personer och appar. Du kan alltså skapa olika profiler för exempelvis arbete, kväll eller egen tid i stället för att ha samma notisregler hela dagen. Apple beskriver också hur viktiga kontakter kan undantas vid behov. Källa: Apple Support om Fokus.

Android har motsvarande möjligheter genom Stör ej och fokusläge. Google beskriver hur fokusläge kan pausa utvalda appar så att de inte kan användas och inte skickar notiser under perioden, och hur ett schema kan aktivera läget automatiskt. Källa: Android Hjälp om Digital Wellbeing och fokusläge.

Bygg tre nivåer av notiser

Ett enkelt system är att använda tre nivåer. Nivå ett är sådant som får bryta igenom direkt: samtal från utvalda personer, larm, kalenderhändelser och verkligt tidskritiska arbetsmeddelanden. Nivå två är sådant som är viktigt men inte akut, till exempel e-post eller projektverktyg. De får gärna ligga i notiscentret utan ljud och banner. Nivå tre är allt som mest signalerar att något nytt har hänt. Där kan notiser ofta stängas av helt.

Fördelen med modellen är att du slipper bedöma varje notis i realtid. Beslutet är redan fattat i inställningarna.

Samla uppdateringar till bestämda tider

Notiser är bara halva problemet. Många avbrott uppstår för att vi själva öppnar mejl, chattar och sociala appar mellan varje uppgift. Testa därför att skapa fasta kontrollpunkter, exempelvis efter ett avslutat arbetsblock eller ett par gånger under förmiddagen och eftermiddagen. Det passar inte alla jobb, men för arbete som kräver koncentration kan det göra stor skillnad.

Det är också klokt att låta kalendern styra när du går in i fokuserade perioder. En timme reserverad för ett viktigt dokument fungerar bättre om både mobilen och datorn samtidigt växlar till ett läge där bara prioriterade kontakter får bryta igenom.

Minska även de visuella signalerna

En notis behöver inte låta för att störa. Röda badges, blinkande aktivitetsfält och låsskärmar fulla av förhandsvisningar kan dra blicken bort från det du gör. Microsofts fokusfunktion kan dölja både badges och blinkningar under en fokussession. På mobiltelefoner kan du på motsvarande sätt minska vilka appar som får synas på låsskärmen eller visa märken på appikoner.

Om du märker att du öppnar appar bara för att en siffra syns på ikonen är det ett bra tecken på att den visuella signalen inte hjälper dig.

Behåll en väg för det som verkligen är viktigt

Ett bra fokussystem ska inte göra dig onåbar. Testa alltid att viktiga samtal, alarm och påminnelser fungerar innan du börjar använda ett nytt läge regelbundet. Både Apple, Google och Microsoft erbjuder undantag eller prioriteringar för sådant som behöver komma igenom. Vilka inställningar som finns kan variera mellan versioner och enheter.

En enkel 20-minuters genomgång

Börja med de tio appar som skickat flest notiser den senaste veckan. Stäng av ljud för allt som inte är akut. Ta sedan bort banners från appar du bara behöver kontrollera ibland. Skapa därefter ett fokusläge för arbete eller koncentration och välj uttryckligen vilka personer och appar som får bryta igenom. Avsluta med att prova läget i en timme och justera efteråt.

Målet är inte total tystnad. Målet är att en notis åter ska betyda att något faktiskt förtjänar din uppmärksamhet just nu.